ตอนเริ่มต้นของโปรเจคนั้นทางทีมเราคิดว่าน่าจะไม่มีอะไรยาก หรือใช้เวลาในการพัฒนามากนัก แต่หลังจากที่ได้เก็บรายละเอียดเกี่ยกับวิธีการกระทบยอดต่างๆนั้น ทำให้รู้ได้ว่า วิธีการกระทบยอดนั้นมันมีอะไรมากมายกว่าที่เราคำนวนไว้มากนัก ต้องใช้เวลาในการเคลียกับทางลูกค้าซึ่งเป็นนักบัญชีซะส่วนใหญ่ การสื่อสารหรือศัพท์ทางบัญชี ทำให้ทีมได้ข้อมูลเพื่อที่จะมาออกแบบระบบเพื่อมให้ Robot ให้ทำงานตามที่นักบัญชีต้องการ

Robot ทำการดาวโหลด Statement จากธนาคารต่างๆที่กำหนด > Robot เปิด SAP ทำการล็อคอินเข้า T-Code GL ที่กำหนด แล้วทำการ Export ออกมาแล้วทำการเซฟไฟล์ไว้ > Robot ทำการ Reconcile ระหว่าง Bank Statement และ GL Account Line items > นำส่งผลกระทบยอด > ส่งอีเมมลล์หาทีมที่เกี่ยวข้อง > จบ Process

จะเห็นได้ว่า จากที่ทีมงานได้ออกแบบนั้นไม่น่าจะมีปัญหาอะไรมากนัก แต่หลังจากที่ได้ทำการเก็บข้อมูลในเชิงลึก ได้แก่ วิธีการกระทบยอด ทำให้เรารู้ว่า วิธีการกระทบยอดนั้นมีหลากหลายวิธีการมาก เบื้องต้นเราคิดว่าเราแค่ใช้ Value date และ Amount ก็พอในการที่จะกระทบยอดเท่านั้น แต่พอเก็บข้อมูลแล้วมีวิธีการกระทบยอด หลายรูปแบบ แต่ละ Bank ก็ต่างกัน แต่ละ Account ก็ต่างกัน ตรงจุดนี้เลยทำให้ทีมรู้ว่าในอนาคตเราควรที่จะประเมินการในรูปแบบไหนบ้าง

ทาง ลูกค้าเองได้ให้คำนิยามเกี่ยวกับการทำ Reconcile ว่าคืออะไรสำคัญอย่างไร มาให้ทีมงานตามด้านล่างครับ

การ Reconcile คืออะไร?
ตัวเลขในงบการเงินทั้งหมดนั้น ได้มาจากการคีย์ข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชี โดยนำเอาข้อมูลมาจากเอกสารหลักฐาน แต่หากในบางครั้งข้อมูลทางเอกสารอาจจะไม่เป็นปัจจุบัน หรือข้อมูลทางบัญชีไม่เป็นปัจจุบัน กล่าวคือข้อมูลต่ำไปหรือสูงไป

ซึ่งหากเกิดกรณีเช่นนี้ จะทำให้ข้อมูลทางบัญชีไม่ตรงกับข้อมูลเอกสารหลักฐาน เจ้าหน้าที่บัญชีก็จะต้องหาสาเหตุของผลต่าง ว่าเกิดจากการบันทึกบัญชีหรือเกิดจากเอกสารที่ต่ำหรือสูงไป ซึ่งในทางบัญชี เรียกว่า “การกระทบยอด (Reconcile)” โดยเป็นการหาผลต่างเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง เมื่อได้ข้อสรุปของผลต่าง ก็จะพิจารณาว่าผลต่างมีสาระสำคัญ ควรที่จะปรับปรุงรายการหรือไม่ ตัวอย่างบัญชีที่ส่วนใหญ่จะทำการกระทบยอด คือ บัญชีเงินฝากธนาคาร ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า และสินค้าคงเหลือ เป็นต้น

ซึ่ง Solution การทำ Reconcile ด้วย RPA นั้นทางทีมงานถูกถามมากันอย่างมาก โดยส่วนใหญ่แล้วลูกค้านั้นมองว่า งานทางด้านการทำ Reconcile นั้นเป็นงานประจำที่มีวิธีการที่สามารถบอกได้หรืออธิบายได้ ลูกค้าเลยมองว่า Robot น่าจะเข้ามาช่วยในงานระเภทนี้ได้มากเช่นกัน

ทีมงานเลยอยากจะมาแชร์ว่า หากท่านกำลังมองหางานที่จะให้ RPA เข้ามาช่วยงานใดของท่านได้บ้างนั้น ลองมองงานที่ตัวท่านเองหรือลูกค้าเอง สามารถอธิบายวิธีการได้อย่างแน่นอน หรือมีกระบวนการที่สามารถอธิบายได้ ว่าต้องทำอะไรเป็นขั้นตอน ซึ่งถ้าอธิบายได้เป็นขั้นตอน เราก็สามารถบอกได้ว่า RPA สามารถไปช่วยลดงานประเภทนั้นๆ ได้เช่นกัน

สำหรับ Solution ด้านบนสำหรับการทำ Reconcile นั้นเราเลือก BluePrism และการทำการ Matching โดยใช้ Microsoft Excel ในการทำงานครับ

ContentADM

Vtune.co.th : We are expert in Application Performance Testing and Robotic Process Automation